Werkwijze
Zo werken we samen
Een zorgvuldige start, een vast team en een werkwijze die kennis, AI-ondersteuning en menselijke service combineert. Zo zie je precies wat je van ons kunt verwachten.
Samenwerken
Van kennismaking tot een team dat je merk kent
Geen ingewikkelde trajecten. Wel een zorgvuldige start, zodat je klanten vanaf de eerste dag goed geholpen worden.
- Stap 1
Kennismaking
We bespreken je kanalen, volumes, klanten en doelen. Je krijgt meteen een eerlijk beeld van wat wij voor je kunnen doen.
- Stap 2
Voorstel op maat
Je ontvangt een helder voorstel met de kanalen, bereikbaarheid en werkwijze die bij jouw bedrijf passen.
- Stap 3
Kennisoverdracht
We leggen je producten, beleid en tone of voice vast in de kennisbank en bereiden het team zorgvuldig voor.
- Stap 4
Live en blijven verbeteren
We starten, rapporteren en evalueren regelmatig. Elke nieuwe vraag maakt de kennisbank en het team sterker.
Onze werkwijze
Kennis, AI-ondersteuning en een menselijke touch
We leggen eerst vast hoe jouw bedrijf werkt. Onze AI-tools helpen het team die kennis direct te vinden. En het gesprek met je klant voert altijd een mens.
Kennis
We bouwen en onderhouden een gestructureerde kennisbank met jouw producten, beleid en procedures.
AI-assistentie
Een interne AI-assistent zoekt de juiste informatie en stelt een consistent antwoord voor aan de agent.
Human touch
Een getrainde medewerker controleert, maakt het persoonlijk en is verantwoordelijk voor het gesprek.
Altijd inzicht
Je ziet precies wat er met je klanten gebeurt
Uitbesteden betekent bij ons niet: loslaten. Via je eigen klantportaal en AI-inzichten na elk telefoongesprek weet je altijd hoe je klantenservice presteert.
Klantportaal
Live meekijken in je klantenservice
In het klantportaal zie je de gesprekken die we voor je voeren, via telefoon, e-mail en je andere gekoppelde kanalen. Per gesprek zie je de status en de exacte reactie- of opnametijd, en of die binnen de afgesproken servicenorm valt.
- Gesprekken per kanaal, automatisch bijgewerkt
- Reactie- en opnametijden per gesprek
- Inzicht in je afgesproken servicenormen (SLA)
- Signalen en feedback van je eigen klanten
- Wekelijkse rapportage per e-mail, als je dat wilt
- Persoonlijke accounts met tweestapsverificatie
Berichten via Bol.com en Amazon zie je in het platform zelf; die staan niet in het portaal.
AI-inzichten bij telefonie
Na elk gesprek een samenvatting in je inbox
Wij voeren het gesprek, AI vat het samen. Je ontvangt per gesprek een samenvatting, het sentiment van je klant en de besproken onderwerpen. Zo weet je zonder terug te luisteren waar je klanten over bellen en zie je trends sneller.
- Je klant beltNaar je eigen nummer, in jouw naam.
- Wij helpenEen echte medewerker staat je klant te woord.
- Gesprek afgerondHet gesprek wordt na afloop automatisch verwerkt.
- Jij krijgt inzichtJe ontvangt een e-mail met de AI-inzichten van het gesprek.
Wat we van je nodig hebben
Een goede start begint bij goede informatie
Je hoeft geen perfecte procesbeschrijvingen aan te leveren. We halen de kennis samen met je op en leggen die vast in de kennisbank. Wel helpt het als je het volgende paraat hebt:
- Informatie over je producten en assortiment
- Je levering-, retour- en garantievoorwaarden
- Voorbeelden van veelgestelde klantvragen
- Toegang tot de kanalen en systemen die we gaan gebruiken
- Een contactpersoon voor afstemming en escalaties
Kwaliteit
Zo bewaken we de kwaliteit
Levende kennisbank
Nieuwe vragen en wijzigingen verwerken we in de kennisbank, zodat het team altijd met actuele informatie werkt.
Rapportage
Je krijgt inzicht in volumes, vraagtypes en terugkerende knelpunten.
Vaste evaluaties
We bespreken regelmatig wat goed gaat en wat beter kan, en passen onze werkwijze daarop aan.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt de opstart?
Dat hangt af van je kanalen en de complexiteit van je processen. Een e-mailinbox is sneller ingericht dan een volledig telefonieteam. In de kennismaking geven we een realistische planning.
Moeten we zelf een kennisbank aanleveren?
Nee. We bouwen de kennisbank samen met je op, op basis van je bestaande informatie en gesprekken met je team.
Wie is ons aanspreekpunt?
Je krijgt één vast aanspreekpunt bij Mijnsupportdesk voor afstemming, evaluatie en nieuwe afspraken.
Klaar voor klantenservice die je merk sterker maakt?
Vertel ons hoe jouw klantcontact nu loopt. In een vrijblijvende kennismaking kijken we samen welke kanalen, bereikbaarheid en werkwijze bij je passen.
Liever mailen? welkom@mijnsupportdesk.nl · Bel ons: 085 060 2546