“Wat kost het?” is een van de eerste vragen die ondernemers stellen als ze overwegen hun klantenservice uit te besteden. Het eerlijke antwoord: dat hangt af van je situatie. In dit artikel lees je welke factoren de kosten bepalen, welke prijsmodellen gangbaar zijn en hoe je kosten en kwaliteit tegen elkaar afweegt.

De factoren die de kosten bepalen

Kanalen

Telefonie vraagt om medewerkers die op vaste momenten beschikbaar zijn. E-mail en marketplace-berichten zijn beter te plannen. Hoe meer kanalen je uitbesteedt, en welke, bepaalt mede de inzet.

Volume

Het aantal klantvragen per maand is een van de belangrijkste factoren. Daarbij gaat het niet alleen om het gemiddelde, maar ook om pieken, bijvoorbeeld rond feestdagen of acties.

Bereikbaarheid

Klantenservice tijdens kantooruren vraagt een andere inzet dan bereikbaarheid in de avonden, het weekend of zelfs 24/7.

Complexiteit

Een webshop met eenvoudige vragen over levering is anders dan een bedrijf met technische producten, maatwerk of uitgebreide garantieprocedures. Hoe complexer de vragen, hoe meer kennis en tijd per contact nodig is.

Talen

Klantenservice in meerdere talen vraagt om medewerkers met de juiste taalvaardigheid.

Gangbare prijsmodellen

In de markt zie je verschillende modellen, vaak in combinatie:

  • Per contact: je betaalt per afgehandeld gesprek, e-mail of ticket.
  • Per uur of per medewerker: je betaalt voor ingezette capaciteit.
  • Vaste maandprijs: voor een afgesproken pakket aan bereikbaarheid en volume.
  • Opstartkosten: voor het inrichten van kanalen, de kennisoverdracht en het inwerken van het team.

Elk model heeft voor- en nadelen. Per contact betalen is transparant bij wisselende volumes; vaste capaciteit geeft meer voorspelbaarheid bij een stabiel volume.

Kosten versus kwaliteit

De goedkoopste optie is zelden de beste. Klantenservice is vaak het enige directe contact dat een klant met je bedrijf heeft. Slechte service kost je klanten, reviews en herhaalaankopen, en dat is uiteindelijk duurder dan een goede partner.

Let daarom niet alleen op de prijs, maar ook op:

  • Werkt de partner met een vast team dat je bedrijf leert kennen?
  • Is er een kennisbank en een zorgvuldige kennisoverdracht?
  • Spreken je klanten met echte mensen, of met een bot?
  • Krijg je rapportage en een vast aanspreekpunt?

Wat kost klantenservice bij Mijnsupportdesk?

We werken niet met standaardprijzen, omdat geen twee klantenservices hetzelfde zijn. Na een kennismaking ontvang je een voorstel op maat, afgestemd op je kanalen, volumes, gewenste bereikbaarheid en de complexiteit van je processen. Bekijk onze oplossingen of vraag direct een offerte aan.